La Conservazione Sostitutiva è "una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico".

Attraverso la Conservazione Sostitutiva è possibile quindi archiviare in formato digitale la documentazione cartacea con notevoli possibilità di risparmio in termini di costi di stampa e stoccaggio. In modo particolare per quanto riguarda tutta la documentazione di tipo amministrativo, che deve essere conservata in archivio per periodi particolarmente lunghi.

La legislazione ha stabilito i criteri e le modalità tecniche che devono essere rispettati da chi intenda conservare in formato elettronico i propri archivi (Regole Tecniche sulla Conservazione Sostitutiva D. CNIPA 11/2004, e seguenti), garantendo nel tempo la validità giuridica dei documenti esattamente come se fossero in formato cartaceo.

Cenacchi Editrice Snc in conformità a tali Regole Tecniche ha stabilito un protocollo operativo in base al quale può  svolgere per conto di Aziende e Pubbliche Amministrazioni il ruolo di Responsabile della Conservazione, potendo costituire, gestire e mantenere gli archivi digitali certificati.

Cenacchi Editrice snc è quindi in grado di effettuare tutte le operazioni previste dalla delibera CNIPA 11/2004, ivi inclusa la realizzazione del manuale operativo per la conservazione, la realizzazione dei file di indice certificati, disponibili per la consultazione e l’invio dell’impronta dell’archivio alle competenti agenzie fiscali.

In particolare Cenacchi Editrice Snc è in grado di proporre al cliente il progetto tecnico più consono alle Sue necessità ed in linea con i parametri imposti dalla normativa, offrendo interfacce web per l'invio dei documenti e la loro consultazione su server dedicati. L'utilizzo, dove possibile, di soluzioni Open Source garantisce un servizio di qualità a prezzi competitivi.

A questo si aggiunge la possibilità di svolgere per il cliente non solo l’archiviazione della documentazione già in formato digitale, ma di eseguire anche la trasformazione della documentazione cartacea in formato elettronico certificato, potendo quindi garantire un servizio di Conservazione Sostitutiva direttamente dalla carta al supporto ottico e magnetico.